研修管理の課題を解決！システム導入のメリットと注意点を解説
研修管理において、手作業での運営による煩雑な事務処理に限界を感じていたり、頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。社内研修で効果的に人材を育成するには、「研修管理の質」が大きく関わります。
この記事では、研修管理の課題やシステムが備えている機能、導入によるメリット、比較ポイントまでわかりやすく解説します。研修管理の見直しを考えている方は、ぜひ参考にしてください。
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研修管理にありがちな課題とは
研修管理における課題は、主に以下のようなものがあります。
- 担当者の事務処理の負担が大きい
- 研修結果の分析が難しい
- 個人の学習状況に合わせたフォローまで手がまわらない
特に、限られた人員で複数の業務を兼任している場合、効率的な管理や成果の把握は容易ではありません。ここでは、それぞれの課題について具体的に解説していきます。
担当者の事務処理の負担が大きい
研修管理では多くの事務作業が発生し、担当者の負担が大きくなりがちです。
研修参加者リストの作成や出欠の記録、研修資料の配布、アンケートの集計など膨大な仕事を手作業で行うケースもあるでしょう。
特に専門的スキルが必要な職種では、資格の更新作業や業務経験の年数管理など、負担がさらに増えます。
事務処理の多さは、担当者の業務効率を大きく損ない、本来注力すべき人材育成に影響を及ぼします。
研修結果の分析が難しい
受講者の得意分野や理解度を、的確に分析するのは容易いものではありません。
特に手作業やエクセルで管理している場合、各研修ごとに成績やアンケート結果を集計して傾向を読み取る作業には、多くの手間がかかります。
さらに手作業では、受講結果を分析して課題や改善点を見つけるのにも限界があります。
その結果、次回の研修内容やフォロー策につながる良案が考えられず、研修の質を下げる一因となってしまいます。
個人の学習状況に合わせたフォローまで手がまわらない
研修の効果を高めるには、受講者一人ひとりの理解度や進捗状況を把握し、適切なフォローを行うことが重要です。
しかし、多くの受講者の状況を個別に確認するには時間と労力がかかるため、手が回りきらないという担当者が多いです。
また、個人の進捗を手作業で管理していると、迅速に対応するのが難しくなり、フォローが遅れるケースもあります。
結果として、受講者のモチベーション低下や、研修全体の成果に影響を与えてしまいます。
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アナログかデジタルか、研修管理の方法は2つ
研修管理の方法には、大きく分けて「エクセルを使ったアナログな方法」と「システムを活用したデジタルな方法」の2つがあります。
研修管理の主な業務内容は、研修の実施、受講履歴の管理、研修の習得度チェックで、管理方法によって特徴が異なります。エクセルと研修管理システム、それぞれの違いを見ていきましょう。
エクセルでの研修管理
エクセルを利用した研修管理は、導入コストがかからないため、導入している企業も多いでしょう。
テンプレートを活用すれば、出欠一覧や進捗表、アンケート結果の集計など、基本的な研修管理は比較的簡単です。
しかし、受講者数や研修回数が増えると、データの更新や整理、ミスの修正などの手間が増えます。さらに、個人情報や機密情報を守るための徹底的な管理がセキュリティ担当に求められます。
エクセルでの研修管理は小規模な運用に適していますが、情報の一元管理や業務効率化に限界があるのも事実です。
システムを使った研修管理
システムを活用した研修管理は、アナログ管理と比べて、業務の効率化と情報管理の正確性を実現します。
出欠や進捗の自動記録、受講者ごとの履歴管理など、多彩な機能が搭載されているため、担当者の作業負担が大幅に軽減されます。加えて、しっかりとしたセキュリティ対策機能も備わっていることがほとんどです。
リアルタイムで情報の共有が可能になり、複数名での運用も円滑に進められるようになります。
ただし、導入には初期費用や月額費用がかかるため、コスト面の検討が必要です。また、スムーズな運用のために導入後の体制づくりが不可欠です。
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研修管理システムの主な機能を紹介
研修管理システムには、これまでの手作業では実現が難しかった、以下のような機能が備わっています。
- 研修コンテンツの配信・展開
- 研修申し込み・キャンセルの受付
- 受講者への通知
- 受講者の出欠管理
- 個々の研修結果や習熟度の管理・分析
- 提出物の管理
- 受講者のニーズに合わせて研修方法をカスタマイズ
各機能ごとの特徴を解説します。
研修コンテンツの配信・展開
研修管理システムを活用すると、動画や資料、eラーニングなど多様なコンテンツをシステム内で簡単に配信できます。また、一括配信や対象者ごとのカスタマイズ配信にも対応できるため、部門や職種ごとに最適な研修内容を届けられます。
その他、対面式で実施する研修の同時配信も可能です。
研修申し込み・キャンセルの受付
研修管理システムでは、受講者自身がオンライン上で研修への申し込みや、キャンセル手続きを簡単に行えます。
予約情報やキャンセル履歴も自動的にデータ化されるため、受付状況の把握や定員の管理にかかる手間が省けます。
システムを利用することで、抜け漏れや人為的ミスを防ぎ、正確性とスピードが向上します。
受講者への通知
研修管理システムには、受講者への重要なお知らせやリマインダーの配信機能が備わっています。
例えば、研修日程の変更や会場案内、開始前のリマインド通知といった連絡を、あらかじめ設定したタイミングで自動送信することが可能です。
これにより、全受講者への周知徹底が容易になります。
受講者の出欠管理
研修管理システムには、出欠状況を自動的に記録する機能もあります。
ICカードで出欠を記録したり、オンライン研修のログイン履歴を自動記録したり、さまざまな方法で正確なデータ取得が可能です。
この機能により、出席率の集計や傾向分析を簡略化でき、次回以降の研修の運営改善に活かすことができます。
個々の研修結果や習熟度の管理・分析
研修管理システムでは、各受講者の研修結果や習熟度を簡単に記録・分析できます。
テスト結果やアンケート回答、受講履歴などのデータを一元管理することで、個人ごとの理解度や成長度合いを明確に把握できます。
一人ひとりの弱点やフォローが必要な分野を的確に見極めることで、次の研修内容や個別指導に活かせます。
提出物の管理
研修効果を最大化するには、課題レポートやワークシートなど、各種提出物の管理が不可欠です。
研修管理システムには、受講者ごとの提出状況を自動で記録する機能もあります。
提出物の管理や進捗状況が一元管理できるため、「だれが・いつ・どの課題を提出したか」を一目で把握することが可能です。
この機能を用いて、課題の未提出を防止できれば、受講者の理解度向上につながります。
受講者のニーズに合わせて研修方法をカスタマイズ
研修管理システムは、個々の業務や状況に合わせて即座に研修プログラムをカスタマイズできる機能を持ちます。
特定のスキルが未習得の受講者には基礎からじっくり学べるeラーニングを勧めたり、既に知識を持つ受講者には実践研修を優先して割り当てたり、個々の習熟度や関心に合わせた学習の提案が可能です
この機能では、管理者だけでなく受講者自身も、即座に自分の成績と習得度を把握できます。
さらに、受講者が飽きずに研修に取り組めるクイズ機能や、シミュレーション練習など備えているシステムもあります。全員一律の研修では得られにくかった個々の成長や、満足感が高まるでしょう。
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研修管理システムを導入するメリット
研修管理システムを導入することで、担当者の負担軽減と人材育成の質の向上が実現できます。主なメリットは以下の通りです。
- 出欠管理の自動化で集計・分析もスムーズに
- アンケートやレポートを効率的に収集・活用できる
- 個別のキャリア支援と教育プログラムで研修効果アップ
それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
出欠管理の自動化で集計・分析もスムーズに
研修管理システムを導入することで、出欠データの記録や集計が自動化され、管理担当者の作業負担が大幅に軽減します。
従来のエクセル入力では、集計ミスや確認漏れが起きやすかったですが、システムを活用することで正確さが向上します。
加えて、出欠状況をグラフや一覧ですぐに把握できるため、研修の参加率や傾向分析も簡単になります。出席率アップに向けた研修の改善やフォロー対象の抽出にも役立ち、研修プログラムの精度向上につながるでしょう。
アンケートやレポートを効率的に収集・活用できる
研修後のアンケートや課題レポートは、受講者の理解度や研修の質を測る重要な指標です。
研修管理システムを使えば、アンケートやレポートの配布、回収、集計までを一括で管理でき、エクセルと比べて非常に効率的です。
さらに、集めたデータも自動で整理されるため、分析もしやすくなります。
結果はリアルタイムでグラフ化され、研修内容の改善や個別フォローに役立ちます。
個別のキャリア支援と教育プログラムで研修効果アップ
研修管理システムを活用すれば、受講者一人ひとりのスキルやキャリア志向に合わせた教育プログラムをスムーズに提供できます。
蓄積されたデータをもとに、必要な研修や学習テーマも自動で提案してくれます。。
個々に合わせた教育プログラムで、受講者のモチベーションと満足度は大きく向上するでしょう。さらに、キャリア形成を意識したフォローアップにより、人材の成長や定着率アップにも貢献できます。
研修管理システム導入の注意点
研修管理システムの導入には多くのメリットがある一方で、以下の点に注意する必要があります。
- 導入・運用コストがかかる
- 自社のニーズを明確にし、選定基準を設定する必要がある
- 導入後のトレーニングは必須
- セキュリティ対策とプライバシー保護が重要
それぞれ詳しく見ていきましょう。
導入・運用コストがかかる
研修管理システムの導入には、初期費用や月額利用料など一定のコストが発生します。
また、運用中のサポート費や追加機能により、予算オーバーになるケースもあるため、契約前にプランの詳細を確認しましょう。
事前に複数社でシミュレーションを行い、費用対効果と予算に合ったサービス選びを徹底することが重要です。
自社のニーズを明確にし、選定基準を設定する必要がある
研修管理システムの導入にあたり、自社が解決したい課題や必要な機能を明確にすることも重要です。
これらが曖昧なまま導入を進めると、必要な機能が足りずに運用が滞ったり、多すぎる機能でコストが増えることも考えられます。そのため、どのような機能を重視するかを、あらかじめ洗い出しておきましょう。
また、選定段階で複数のサービスを比較して自社に最適なシステムを選ぶと、失敗のリスクを抑えられます。
導入後のトレーニングは必須
研修管理システムを効果的に運用するためには、導入後の社内トレーニングが欠かせません。
管理担当者が新しいシステムに慣れるまでは、丁寧な説明やサポートが必要です。操作ミスや管理上のトラブルを防ぐためにも、トレーニング内容をしっかり考えましょう。
セキュリティ対策とプライバシー保護が重要
研修管理システムには、受講者の個人情報や成績データなど、機密性の高い組織情報が含まれます。
そのため、情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が欠かせません。アクセス権限の細分化やデータを暗号化するなど、細かな配慮も必要になります。
また、セキュリティポリシーを策定して、関係者全員がその内容を理解・遵守できるような社内教育も必要です。
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研修管理システムを選ぶ際の比較ポイント
研修管理システムを選ぶ際には、以下のようなポイントに注目しましょう。
- 機能とカスタマイズ性
- 使いやすさ
- 費用対効果
- サポート体制
- セキュリティ体制
1つずつ詳しく解説していきます。
機能とカスタマイズ性
研修管理システムを選ぶ際は、出欠管理や資料配信、進捗管理、アンケート集計などの必要な機能が揃っているか、業務フローに合わせてカスタマイズ可能かどうかを確認しましょう。
特に、研修コースの管理や通知設定など、自社独自の運用方法に合わせて、柔軟にカスタマイズできるかは重視したいポイントです。
会社ごとにオプション機能や拡張性が異なるため、自社のニーズと照らし合わせて選びしましょう。
使いやすさ
多くの担当者や受講者が利用する研修管理システムには、使いやすさが求められます。
複雑な操作方法では、スムーズな活用ができず、かえって運用効率を下げる原因にもなります。デモ操作や無料トライアルがあれば積極的に活用し、実際の操作感を確かめましょう。
また、マニュアルやヘルプ機能が充実しているかも確認し、誰もがストレスなく活用できるシステムを選びましょう。
費用対効果
研修管理システムを選ぶ際、月額利用料や初期費用などのコストだけを見るのではなく、十分な費用対効果が見込めるかも必ず検討しましょう。
担当者の工数削減や管理精度の向上、受講者フォローの充実度など、得られるメリットを含めてトータルで判断します。
また、将来的な機能拡張の可能性やサポート内容の充実度を考慮し、長期的に安心して使えるサービスを選ぶことが大切です。
サポート体制
研修管理システムの運用中には、操作方法に関する疑問やトラブル、システムアップデートなどさまざまな場面でサポートが必要となります。
導入前に問い合わせ手段や、サポート対応のスピード、内容を確認しましょう。
手厚いサポートを受けられるシステムを選ぶことで、疑問やトラブルが発生した際も安心して運用できます。
セキュリティ体制
研修管理システムでは、受講者の個人情報や組織の大切なデータを扱うため、信頼できるセキュリティ体制が不可欠です。
データの暗号化やアクセス制限機能、バックアップの自動化など、安心して運用できる機能が備わっているかを確認しましょう。
研修管理システム導入前のよくある疑問
研修管理システムを導入する前に、よくある質問への回答を紹介します。事前に疑問を解消しておくことで、最適なシステム選びに役立つはずです。
小規模の企業でも導入すべきか
研修管理システムの導入は、小規模の企業にもメリットが多いです。
特に、管理担当者が他の業務と兼任している場合、研修システムを導入して効率化することで大幅な負担軽減になります。
結果として、本来注力すべき人材育成や戦略計画に充てる時間が増え、企業成長につながるでしょう。
低価格な小規模企業向けプランには、既存システムとの連携が可能なものも多数あります。
ただし、中には高額な製品もあるため、複数社から見積もりを取り、予算内に収まるように機能と費用のバランスを見極めることが大切です。
研修管理システムの費用相場が知りたい
研修管理システムの費用は、料金形態や利用人数、搭載機能によって大きく異なります。
一般的な相場は、月額で数万円から、機能が充実したものだと数十万円が目安です。さらに、年額では数百万円にのぼることもあります。
段階的に内容を変更できるプランや、必要な機能だけをカスタマイズして利用できるプランもあるので、自社のニーズに合わせて最適なものを選びましょう。
また、実際の総額は、運用サポートの有無やオプション機能によっても変動するため、複数社の見積もりを比較検討してください。
導入事例が知りたい
研修管理システムは、あらゆる企業や大学などの教育機関、病院と幅広い業界で導入されています。
膨大な資料や受講者データの管理の効率化、人為的ミスの削減など得られるメリットは多く、システムを導入する企業は増えています。
▼詳しい導入事例に関しては、以下の記事をチェックしてください。
「LMSの導入事例3選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介」
まとめ
研修管理システムには、出欠管理や資料配信、進捗管理などのさまざまな機能を揃えており、従来の手作業管理では難しかった業務効率化と人材育成力の向上につながります。
ただし、提供企業によってサポート内容や料金体系が異なるため、自社のニーズに合わせて費用やプランを見極めることが大切です。
今まで300万人以上を支援してきたGLEXAは、社内研修の効率化や研修コストの削減を実現します。また、直感的に使えるシステムと、カスタマイズの柔軟性が特徴です。
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